บิลเงินสดแบบไหนที่สรรพากรยอมรับ และทำอย่างไรเมื่อร้านไม่ออกบิลให้
- Sarawuth Suwanmanee
- 15 ชั่วโมงที่ผ่านมา
- ยาว 2 นาที
เงินออกจากบัญชีไปจริง แต่พอถึงเวลาปิดงบกลับบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายไม่ได้ — นี่คือเรื่องที่ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กเสียภาษีเกินความจำเป็นมากที่สุดเรื่องหนึ่ง และเกือบทุกครั้งสาเหตุอยู่ที่เอกสารรับเงิน ไม่ใช่ที่ตัวรายจ่าย
กฎข้อเดียวที่อยู่เบื้องหลังทั้งหมด
ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี คือรายการ "รายจ่ายต้องห้าม" ที่ห้ามนำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิ ข้อที่กระทบธุรกิจขนาดเล็กมากที่สุดมีสามข้อ
(9) รายจ่ายซึ่งกำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง
(13) รายจ่ายซึ่งมิใช่รายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ
(18) รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ
ข้อ (18) คือข้อที่ทำให้บิลเงินสดกองหนึ่งใช้ไม่ได้ ประเด็นไม่ได้อยู่ที่ว่าจ่ายจริงหรือไม่ แต่อยู่ที่ว่า พิสูจน์ได้หรือไม่ว่าใครเป็นผู้รับเงิน ถ้าพิสูจน์ไม่ได้ รายจ่ายนั้นจะถูกบวกกลับเข้าไปในกำไรสุทธิ สำหรับบริษัทที่เสียภาษีในอัตรา 20% รายจ่ายที่ถูกบวกกลับทุก 100,000 บาท หมายถึงภาษีที่ต้องจ่ายเพิ่ม 20,000 บาท
เอกสารรับเงินที่ใช้ได้ มี 4 แบบ เรียงจากดีที่สุด
กรมสรรพากรได้ออกคู่มือ "การจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีที่สามารถเป็นรายจ่ายทางภาษีได้" ซึ่งวางลำดับเอกสารไว้ชัดเจน หลักคือ ให้ใช้เอกสารระดับสูงสุดที่ทำได้ในสถานการณ์นั้น แล้วค่อยไล่ลงมา
1. ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป — ใช้เมื่อผู้ขายจด VAT
มาตรา 86/4 กำหนดรายการที่ต้องมีครบ 8 ข้อ
คำว่า "ใบกำกับภาษี" ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด
ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี
ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)
ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ
จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ โดยแยกออกจากมูลค่าให้ชัดเจน
วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด
ขาดข้อใดข้อหนึ่งไป ภาษีซื้อตามใบนั้นจะนำมาใช้ไม่ได้ จุดที่พลาดบ่อยที่สุดคือชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อไม่ตรงกับหนังสือรับรอง กับการเขียนรายละเอียดสินค้ากว้างเกินไปว่า "ค่าสินค้า" เฉย ๆ
2. ใบรับตามมาตรา 105 ทวิ — ใช้เมื่อผู้ขายไม่ได้จด VAT แต่ออกใบรับให้
มาตรา 105 กำหนดหน้าที่ต้องออกใบรับเมื่อรับชำระเงิน และมาตรา 105 ทวิ กำหนดว่าใบรับต้องมีตัวเลขไทยหรืออารบิกและอักษรไทย แสดงรายการต่อไปนี้
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบรับ
ชื่อหรือยี่ห้อของผู้ออกใบรับ
เลขลำดับของเล่มและของใบรับ
วัน เดือน ปี ที่ออกใบรับ
จำนวนเงินที่รับ
ชนิด ชื่อ จำนวน และราคาสินค้า เฉพาะกรณีที่ราคาสินค้าตั้งแต่ 100 บาทขึ้นไป
บิลเงินสดที่ซื้อจากร้านเครื่องเขียนแล้วเขียนมือ ใช้ได้ ถ้ามีรายการครบตามนี้ สิ่งที่มักขาดคือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย และเลขลำดับของใบรับ
3. ใบสำคัญรับเงิน — ใช้เมื่อผู้ขายไม่มีบิล แต่ยอมเซ็นชื่อ
กรณีจ่ายให้บุคคลธรรมดาหรือร้านค้าที่ไม่มีบิลของตัวเอง กิจการเป็นผู้ทำแบบฟอร์มขึ้นมาเอง แล้วให้ผู้รับเงินลงลายมือชื่อ ต้องมี
ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร (หรือเลขบัตรประชาชน) ของผู้รับเงิน
วันที่จ่าย จำนวนเงิน และรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ
ลายมือชื่อผู้รับเงิน และลายมือชื่อผู้จ่ายเงิน
สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของผู้รับเงิน
เงื่อนไขที่มักถูกมองข้าม: ผู้รับเงินต้องประกอบอาชีพนั้นจริง ใบสำคัญรับเงินที่ให้คนในครอบครัวเซ็นให้โดยไม่ได้ทำงานนั้นจริง ไม่ช่วยอะไร และเป็นจุดที่เจ้าหน้าที่ตรวจก่อนเสมอ
4. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน — ใช้เมื่อเรียกบิลไม่ได้เลย
เช่น ค่าแท็กซี่ ค่าทางด่วน ค่าจอดรถ ค่าของเบ็ดเตล็ดจากแผงลอย พนักงานของกิจการเป็นผู้ทำเอกสารและรับรองด้วยข้อความทำนองว่า "รายจ่ายข้างต้นไม่อาจเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้" พร้อมลงลายมือชื่อ และต้องมี ผู้มีอำนาจของกิจการอนุมัติ
เอกสารแบบนี้เป็นทางเลือกสุดท้าย ควรใช้กับรายการเบ็ดเตล็ดจำนวนไม่มาก ถ้าใช้กับรายการก้อนใหญ่หรือใช้บ่อยจนผิดสังเกต จะกลายเป็นประเด็นทันทีเมื่อถูกตรวจ
ใบสำคัญจ่าย และหลักฐานการจ่ายเงิน
นอกจากเอกสารฝั่งผู้รับแล้ว กิจการควรมีใบสำคัญจ่ายของตัวเองคู่กันเสมอ ประกอบด้วยชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับ วันที่จ่าย ประเภทรายการ จำนวนเงิน ลายมือชื่อผู้รับ และการอนุมัติจากผู้มีอำนาจ
สิ่งที่ทำให้เอกสารชุดนี้หนักแน่นขึ้นมากคือ ร่องรอยการจ่ายเงินผ่านระบบธนาคาร ได้แก่ สำเนาเช็คขีดคร่อม A/C Payee Only หรือหลักฐานการโอนเงินเข้าบัญชีของผู้รับโดยตรง เพราะทั้งสองอย่างตอบคำถามตามมาตรา 65 ตรี (18) ได้ในตัวว่าใครเป็นผู้รับเงิน
ถ้าจ่ายเป็นเงินสด ต้องแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงินเพิ่ม
กรณีที่เจอบ่อย และเอกสารที่ควรมี
ซื้อของเบ็ดเตล็ดจากร้านที่ไม่จด VAT — ใบส่งของหรือใบเสร็จของร้าน ถ้าไม่มี ใช้ใบสำคัญรับเงินพร้อมสำเนาบัตรประชาชน
ค่าแท็กซี่ ค่าน้ำมัน ค่าทางด่วน — ใบเสร็จของผู้ให้บริการถ้ามี ถ้าไม่มีใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินที่พนักงานรับรอง
ค่าเช่าอาคารหรือสำนักงาน — สัญญาเช่า + เอกสารรับเงินจากผู้ให้เช่า + หลักฐานการโอนเงิน และต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย
ค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา ที่บิลเป็นชื่อเจ้าของอาคาร — ต้องมีสัญญาเช่าที่ระบุว่าผู้เช่าเป็นผู้ชำระค่าไฟฟ้าและค่าน้ำประปา พร้อมหลักฐานว่ากิจการเป็นผู้จ่ายจริง ทางที่ดีกว่าคือแจ้งการไฟฟ้าเพิ่มชื่อกิจการในใบกำกับภาษี
ค่าอาหารและเบี้ยเลี้ยงระหว่างเดินทาง — ใบเสร็จของร้าน ถ้าไม่มี ใช้ใบรับรองจากพนักงานพร้อมรายละเอียดรายการ
สามเรื่องที่ทำให้บิลใช้ไม่ได้ ทั้งที่มีบิลอยู่ในมือ
บิลออกในชื่อกรรมการ ไม่ใช่ชื่อบริษัท — รายจ่ายกลายเป็นรายจ่ายส่วนตัวตามมาตรา 65 ตรี ทันที ยกเว้นมีสัญญาหรือหลักฐานรองรับว่าเป็นของกิจการ
จ่ายเงินสดก้อนใหญ่โดยไม่มีร่องรอยทางธนาคาร — ต่อให้มีใบเสร็จ ก็ยังพิสูจน์การรับเงินได้อ่อนกว่าการโอนเข้าบัญชีผู้รับ
จ่ายค่าบริการแล้วไม่ได้หักภาษี ณ ที่จ่าย — เอกสารครบแต่หน้าที่ไม่ครบ กิจการต้องรับผิดในจำนวนที่ไม่ได้หักไว้ ดูรายละเอียดได้ที่ บทความเรื่องภาษีหัก ณ ที่จ่าย 3% กับ 5%
อย่าซื้อบิล เพราะราคาที่ต้องจ่ายไม่คุ้มกัน
เมื่อเอกสารไม่ครบ ทางลัดที่ยังมีคนเสนอขายคือการซื้อใบกำกับภาษีจากที่อื่นมาใส่ นี่ไม่ใช่ความเสี่ยงทางบัญชี แต่เป็นความผิดทางอาญา
มาตรา 37 ผู้ที่นำพยานหลักฐานเท็จมาแสดงเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียภาษี ต้องระวางโทษจำคุกตั้งแต่สามเดือนถึงเจ็ดปี และปรับตั้งแต่สองพันบาทถึงสองแสนบาท
มาตรา 89 การนำใบกำกับภาษีปลอมหรือใบกำกับภาษีที่ออกโดยไม่ชอบด้วยกฎหมายมาใช้เป็นภาษีซื้อ ต้องเสียเบี้ยปรับสองเท่าของจำนวนภาษีตามใบกำกับภาษีนั้น
มาตรา 89/1 บวกเงินเพิ่มอีกร้อยละ 1.5 ต่อเดือนของภาษีที่ต้องชำระ
รายจ่ายที่บวกกลับเพราะไม่มีเอกสาร เสียภาษีเพิ่มตามอัตราภาษีเงินได้นิติบุคคล แต่ใบกำกับภาษีปลอมเสียเบี้ยปรับสองเท่าของภาษีในใบ บวกเงินเพิ่ม บวกความเสี่ยงทางอาญา ส่วนต่างนี้ใหญ่พอที่จะไม่ต้องคิดนาน
เก็บเอกสารไว้อย่างน้อย 5 ปี
มาตรา 87 กำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียนเก็บรายงานและเอกสารประกอบไว้ไม่น้อยกว่าห้าปี และมาตรา 105 ตรี กำหนดให้เก็บบันทึกและสำเนาใบรับไว้ห้าปีเช่นกัน การเก็บเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ทำได้ แต่ต้องเก็บให้ค้นหาได้จริงและครบถ้วน ไม่ใช่ถ่ายรูปกองรวมไว้ในโทรศัพท์
ถ้ากำลังคิดจะเลิกใช้กระดาษทั้งระบบ ระบบ e-Tax Invoice และ e-Receipt แก้ปัญหาบิลหายและบิลจางได้ตรงจุดที่สุด
สรุปสั้น ๆ
คำถามเดียวที่ต้องตอบให้ได้คือ "พิสูจน์ได้ไหมว่าใครรับเงินไป"
ไล่ลำดับเอกสาร: ใบกำกับภาษีเต็มรูป → ใบรับตามมาตรา 105 ทวิ → ใบสำคัญรับเงิน + สำเนาบัตรประชาชน → ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
มีใบสำคัญจ่ายของกิจการคู่กันเสมอ และจ่ายผ่านธนาคารเมื่อทำได้
บิลต้องเป็นชื่อกิจการ และอย่าลืมหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย
เก็บเอกสารไว้ 5 ปี
เรื่องเอกสารเป็นงานที่ต้องทำสม่ำเสมอทุกเดือน ไม่ใช่งานที่ไล่เก็บทีเดียวตอนปิดงบ ถ้าอยากเห็นภาพว่าเดือนหนึ่งต้องเตรียมอะไรบ้าง ลองอ่าน บทความเรื่องปิดงบการเงินและเดดไลน์ หรือถ้ากำลังชั่งใจว่าควรจด VAT หรือยัง เรามี บทความเรื่องเกณฑ์รายได้ที่ต้องจด VAT ไว้ให้แล้ว
ทีมงานของเราตรวจเอกสารให้ลูกค้าทุกเดือนและแจ้งกลับทันทีเมื่อพบใบที่ใช้ไม่ได้ ดูขอบเขตงานได้ที่ บริการรับทำบัญชีรายเดือน หรือ ขอใบเสนอราคา เพื่อให้เราประเมินจากปริมาณเอกสารจริงของคุณ
แหล่งอ้างอิง
บทความนี้สรุปหลักการทั่วไปจากเอกสารของกรมสรรพากร กรณีเฉพาะของแต่ละกิจการอาจต่างออกไป ควรตรวจสอบกับผู้ทำบัญชีของท่านก่อนนำไปใช้
ความคิดเห็น